Bob de Boers is oprichter en algemeen directeur van D-ploy. Hij is verantwoordelijk voor de strategische richting van het bedrijf. De Boers vertelt over de snelle groei van D-ploy en de uitdagingen die dat met zich meebracht: “Doordat we jarenlang zeer snel groeiden, waren we compleet lokaal georganiseerd. In verschillende landen hadden we verschillende systemen voor de administratie en andere processen. Door de expansie hadden we een sterke behoefte aan uniforme processen. Om ze professioneler te maken en om er bovendien voor te zorgen dat we dezelfde mate van flexibiliteit richting onze klanten konden blijven bieden. We gingen daarom op zoek naar een nieuw ERP-systeem om het bedrijf beter mee te ondersteunen.”

D-ploy voerde een grondige evaluatie uit van verschillende leveranciers, waarbij de keuze uiteindelijk op Exact viel. De Boers: “Exact was de enige partij die ons het gevoel gaf dat we als echte partners zouden samenwerken. Daarnaast bood Exact ook alle functionaliteiten die wij nodig hadden. We besloten voor Exact te gaan en daarna ging het hard. Binnen zes maanden was het systeem geïmplementeerd.”

Dezelfde informatie – altijd en overal

De medewerkers van D-ploy reizen veel, dus is het belangrijk voor ze om alle informatie altijd en overal beschikbaar te hebben. De Boers: “Exact helpt ons daarbij. Als ik nu bijvoorbeeld een afspraak met een klant heb over de projectstatus, dan heb ik alle nodige informatie in Exact beschikbaar op mijn laptop of mobiel. Met Exact hebben we één centraal systeem met één bron van informatie, waar je vanaf verschillende apparaten bij kunt. Hierdoor delen alle mensen in alle verschillende landen dezelfde informatie.”

Op De Boers eigen werk heeft Exact ook een behoorlijke impact gehad. Hij heeft veel meer inzicht en overzicht, zodat hij beter onderbouwd strategische keuzes kan maken. “Het grootste voordeel van Exact is dat ik de budgetten direct kan vergelijken met de werkelijke uitgaves”, legt hij uit. “Wanneer een klant belt, kan ik met één druk op de knop direct zeggen wat de status is. En als ik een project open, heb ik alle informatie meteen bij de hand. Ik weet precies wie eraan werkt, welk tarief we vragen, wat de voorstellen zijn, en de inkooporders.”

“In Exact kan ik budgetten direct vergelijken met de werkelijke uitgaves.” 

Meer tijd om op de klant te focussen

De structuur die met Exact in de organisatie is aangebracht brengt op allerlei vlakken voordelen. Zo is de cashflow er bijvoorbeeld flink op vooruit gegaan. In plaats van een maand, duurt het D-ploy nu nog gemiddeld 3 dagen om alle facturen te verzenden. De Boers: “Met Exact kunnen we het gehele proces van a tot z ondersteunen: van inkomende facturen, workflows voor goedkeuring, het boeken van kosten op projecten, tot het factureren van de klant. Dat is niet alleen makkelijk, maar bespaart ook tijd en geld. Voorheen hadden we 2 fte die continu bezig waren met het verwerken van onkostenvergoedingen. Dankzij Exact is dat teruggebracht naar minder dan een halve fte.”

“Daarnaast is een belangrijk verschil dat we nu een goed overzicht hebben van de inzetbaarheid van onze mensen. We weten precies wie wat doet, en wie nog capaciteit over heeft, zodat we onze resources optimaal kunnen inzetten. Dit alles helpt ons onze dienstverlening naar onze klanten te verbeteren, want ik hoef me niet meer druk te maken over onze interne processen. De tijd die daardoor vrijkomt, kan ik nu gebruiken om meer te focussen op het belangrijkste van onze business: de behoeftes van onze klanten.”

Samen vooruit

Voor De Boers is een voordeel van Exact ook dat het een zeer open systeem is. “Deze openheid zorgt ervoor dat ik op elk moment veranderingen kan doorvoeren, op de manier die ik wil. Ik ben niet gebonden aan standaard processen, maar kan het systeem op mijn toekomstige behoeftes afstemmen. Net zoals ik dat zelf doe met de service aan mijn klanten. Hoe ik de toekomst verder zie? Zakendoen is als het lopen van een marathon, iets wat ik zelf graag doe. Je moet het plannen, je moet ervoor trainen en je moet je erop instellen dat je nooit ‘klaar’ bent.”

Datzelfde geldt volgens De Boers voor bedrijfsontwikkeling. “Dat is ook een continu proces. Voor onze toekomst op het gebied van software weet ik dat ik geen andere middelen dan Exact meer wil gebruiken. Alle informatie moet in Exact staan en uit Exact komen. Met Exact zijn we in staat geweest om een professionele en stabiele organisatie neer te zetten. Ik denk op basis van mijn ervaring dat D-ploy ook in de toekomst door zal groeien, en Exact is zeker in staat om met ons mee te groeien.”

Yogi Tea werd in 1984 opgericht door Yogi Bhajan en is ‘s werelds grootste producent van kruidenthee. De producten van het bedrijf zijn gebaseerd op de Indiase natuurgeneeskunde Ayurveda en kennis van een gezonde manier van leven. Dit is een belangrijke factor in het wereldwijde succes van Yogi Tea.

De thee wordt geproduceerd op basis van gecontroleerde organische landbouw in Europa en de VS. Het verwerkt meer dan 80 biologisch geteelde kruiden en specerijen tot 44 verschillende soorten thee die het verkoopt aan supermarkten, natuurwinkels, importeurs en groothandels in meer dan 40 landen. Al met al dus een gigantische logistieke operatie.

Alles valt of staat bij de traceerbaarheid van producten en ingrediënten

Naast die complexe logistiek heeft het bedrijf nóg een belangrijke uitdaging, namelijk het voldoen aan internationale voedselveiligheidseisen. En daarbij geldt in het algemeen vooral: kunnen áántonen dat ze aan die eisen voldoen. Michael Garcia Heermann, Algemeen Directeur van Yogi Tea: “We moeten voldoen aan strenge kwaliteitseisen van de FDA en andere autoriteiten. Daarvoor is traceerbaarheid van al onze producten en ruwe materialen cruciaal.”

Met de oplossing van Exact hebben we altijd het juiste inzicht in de wereldwijde bedrijfssituatie.

In het licht van risicomanagement is ook responssnelheid enorm belangrijk, ligt Heermann toe: “Stel je voor dat iemand een salmonella-vergiftiging oploopt na het drinken van jouw thee. In de VS kan de FDA binnen een paar uur reageren en zelfs een complete terughaalactie afkondigen. In dat geval moeten wij in staat zijn om nog op dezelfde dag vast te stellen wat er met een bepaalde batch is gebeurd. Wanneer is het geproduceerd, waar werd het geleverd – dat soort zaken.”

Op zoek naar wereldwijde dekking

Om aan die eisen te kunnen voldoen, is software onontbeerlijk. Yogi Tea ging op zoek naar een wereldwijd inzetbaar IT-systeem dat in staat was om deze complexiteit het hoofd te bieden. Ze kwamen uit bij Exact vanwege de mogelijkheid om alle belangrijke processen te integreren binnen één systeem, en vanwege de opties voor het effectief afstemmen en segmenteren van alle wereldwijde data. Doordat Exact deze oplossing heeft gestandaardiseerd, kon hij snel worden uitgerold op alle locaties, waardoor de lagere implementatiekosten lager uitvielen dan begroot.

Michael Garcia Heermann, Algemeen Directeur van Yogi Tea GmbH: “Een van onze belangrijkste doelen was om het bedrijf leaner te maken en om een omgeving te creëren waarbinnen we konden vertrouwen op een centrale bron van gegevens die de daadwerkelijke bedrijfssituatie weergeeft. Dankzij de oplossing van Exact is dit vandaag de dag nog steeds onze bedrijfsstandaard voor datamanagement.”

Valk Welding werd in 1961 opgericht als handelsonderneming in lasapparatuur. Al in de jaren zestig onderzocht het de mogelijkheden van het automatisering en in 1978 introduceerde het Duitse lasrobots in Nederland en België. Zoon van de oprichter, en huidig grootaandeelhouder, Remco Valk: “We richten ons op Panasonic robot systemen. Hun geavanceerde robot is ons basisproduct, die wij tweaken en finetunen die al naar gelang de klantvraag. Daar zijn wij goed in.”

Tegenwoordig is het bedrijf een van de grootste leveranciers in Europa op het gebied van industriële lasrobots en lasmaterialen. Zo levert Valk Welding maandelijks ruim 500 ton massief lasdraad aan klanten die voornamelijk actief zijn in de transportsector en metaalverwerkende industrie. Denk aan bedrijven als DAF, Zuidberg Techniek en Voortman Steel Machinery.

The strong connection

Valk Welding laat zich voorstaan op zijn strong connection. Die sterke verbinding staat niet alleen voor het verbinden van materialen, maar ook voor de verbinding tussen medewerkers, teams, klanten én leveranciers. Daarnaast onderhoudt Valk Welding een sterke relatie met het onderwijs. Zij ondersteunen landelijke en regionale onderwijsinstellingen met financiële middelen en met tweedehands robots. Zo kunnen studenten al vroeg met robots in aanraking komen. Door het onderwijs te stimuleren, creëert Valk Welding op zijn beurt weer een goede instroom van nieuwe medewerkers.

Het optimaal combineren van onze verschillende processen is complex. Daarom gebruiken we Exact.

Adriaan Broere was ooit zo’n nieuwe medewerker. Nadat hij zijn HBO studie Computer Integrated Manufacturing afrondde, startte hij in 1996 als Software Engineer bij Valk Welding. Later werd hij Technisch Directeur en sinds begin 2015 is Broere Algemeen Directeur. “Wij houden ons bezig met handel en logistiek, dit is 40% van onze omzet”, vertelt Broere. “Daarnaast draaien we productieprojecten voor het bouwen en opleveren van de machines. En tot slot bieden we de nazorg en het service management dat daarbij hoort. Het optimaal combineren van onze verschillende processen is complex en om daarmee om te gaan zetten we de oplossingen van Exact in.”

Een duurzame relatie waarop je kunt vertrouwen

Broere: “Wat wij met Exact vooral goed benutten is de openheid van de Exact database. Zo kunnen we andere systemen heel goed met Exact integreren. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan met onze projectplanning, omdat die heel specifiek is. Verder vind ik het prettig dat we alles in één administratie hebben met Exact. Alle landen, alle vestigingen en alle activiteiten zijn op die manier geïntegreerd binnen Exact. Daardoor hebben we onze artikelen en voorraadbeheer perfect op orde.”

Broere ziet Exact als een partij die ook in de toekomst goede ondersteuning kan bieden. “Het is prettig dat je continu meegaat met de ontwikkelingen van zo’n standaardpakket. Dat Exact steeds meer focus legt op productie is voor ons natuurlijk ook gunstig. Exact is een hele stabiele partner. Je gaat een partnership aan voor de lange termijn. Dat vertrouwen hebben wij in Exact.”

Verder ontwikkelen met Axians

Valk Welding werkt samen met Exact implementatiepartner Axians. Broere: “Axians stelt zich heel open op. We leren veel van elkaar. We hebben een hele goede accountmanager die regelmatig komt bijpraten over de ontwikkelingen en om te zien waar we elkaar kunnen verstevigen en aanvullen.”

Bob de Boers is oprichter en algemeen directeur van D-ploy. Hij is verantwoordelijk voor de strategische richting van het bedrijf. De Boers vertelt over de snelle groei van D-ploy en de uitdagingen die dat met zich meebracht: “Doordat we jarenlang zeer snel groeiden, waren we compleet lokaal georganiseerd. In verschillende landen hadden we verschillende systemen voor de administratie en andere processen. Door de expansie hadden we een sterke behoefte aan uniforme processen. Om ze professioneler te maken en om er bovendien voor te zorgen dat we dezelfde mate van flexibiliteit richting onze klanten konden blijven bieden. We gingen daarom op zoek naar een nieuw ERP-systeem om het bedrijf beter mee te ondersteunen.”

D-ploy voerde een grondige evaluatie uit van verschillende leveranciers, waarbij de keuze uiteindelijk op Exact viel. De Boers: “Exact was de enige partij die ons het gevoel gaf dat we als echte partners zouden samenwerken. Daarnaast bood Exact ook alle functionaliteiten die wij nodig hadden. We besloten voor Exact te gaan en daarna ging het hard. Binnen zes maanden was het systeem geïmplementeerd.”

Dezelfde informatie – altijd en overal

De medewerkers van D-ploy reizen veel, dus is het belangrijk voor ze om alle informatie altijd en overal beschikbaar te hebben. De Boers: “Exact helpt ons daarbij. Als ik nu bijvoorbeeld een afspraak met een klant heb over de projectstatus, dan heb ik alle nodige informatie in Exact beschikbaar op mijn laptop of mobiel. Met Exact hebben we één centraal systeem met één bron van informatie, waar je vanaf verschillende apparaten bij kunt. Hierdoor delen alle mensen in alle verschillende landen dezelfde informatie.”

Op De Boers eigen werk heeft Exact ook een behoorlijke impact gehad. Hij heeft veel meer inzicht en overzicht, zodat hij beter onderbouwd strategische keuzes kan maken. “Het grootste voordeel van Exact is dat ik de budgetten direct kan vergelijken met de werkelijke uitgaves”, legt hij uit. “Wanneer een klant belt, kan ik met één druk op de knop direct zeggen wat de status is. En als ik een project open, heb ik alle informatie meteen bij de hand. Ik weet precies wie eraan werkt, welk tarief we vragen, wat de voorstellen zijn, en de inkooporders.”

“In Exact kan ik budgetten direct vergelijken met de werkelijke uitgaves.” 

Meer tijd om op de klant te focussen

De structuur die met Exact in de organisatie is aangebracht brengt op allerlei vlakken voordelen. Zo is de cashflow er bijvoorbeeld flink op vooruit gegaan. In plaats van een maand, duurt het D-ploy nu nog gemiddeld 3 dagen om alle facturen te verzenden. De Boers: “Met Exact kunnen we het gehele proces van a tot z ondersteunen: van inkomende facturen, workflows voor goedkeuring, het boeken van kosten op projecten, tot het factureren van de klant. Dat is niet alleen makkelijk, maar bespaart ook tijd en geld. Voorheen hadden we 2 fte die continu bezig waren met het verwerken van onkostenvergoedingen. Dankzij Exact is dat teruggebracht naar minder dan een halve fte.”

“Daarnaast is een belangrijk verschil dat we nu een goed overzicht hebben van de inzetbaarheid van onze mensen. We weten precies wie wat doet, en wie nog capaciteit over heeft, zodat we onze resources optimaal kunnen inzetten. Dit alles helpt ons onze dienstverlening naar onze klanten te verbeteren, want ik hoef me niet meer druk te maken over onze interne processen. De tijd die daardoor vrijkomt, kan ik nu gebruiken om meer te focussen op het belangrijkste van onze business: de behoeftes van onze klanten.”

Samen vooruit

Voor De Boers is een voordeel van Exact ook dat het een zeer open systeem is. “Deze openheid zorgt ervoor dat ik op elk moment veranderingen kan doorvoeren, op de manier die ik wil. Ik ben niet gebonden aan standaard processen, maar kan het systeem op mijn toekomstige behoeftes afstemmen. Net zoals ik dat zelf doe met de service aan mijn klanten. Hoe ik de toekomst verder zie? Zakendoen is als het lopen van een marathon, iets wat ik zelf graag doe. Je moet het plannen, je moet ervoor trainen en je moet je erop instellen dat je nooit ‘klaar’ bent.”

Datzelfde geldt volgens De Boers voor bedrijfsontwikkeling. “Dat is ook een continu proces. Voor onze toekomst op het gebied van software weet ik dat ik geen andere middelen dan Exact meer wil gebruiken. Alle informatie moet in Exact staan en uit Exact komen. Met Exact zijn we in staat geweest om een professionele en stabiele organisatie neer te zetten. Ik denk op basis van mijn ervaring dat D-ploy ook in de toekomst door zal groeien, en Exact is zeker in staat om met ons mee te groeien.”