Yogi Tea werd in 1984 opgericht door Yogi Bhajan en is ‘s werelds grootste producent van kruidenthee. De producten van het bedrijf zijn gebaseerd op de Indiase natuurgeneeskunde Ayurveda en kennis van een gezonde manier van leven. Dit is een belangrijke factor in het wereldwijde succes van Yogi Tea.

De thee wordt geproduceerd op basis van gecontroleerde organische landbouw in Europa en de VS. Het verwerkt meer dan 80 biologisch geteelde kruiden en specerijen tot 44 verschillende soorten thee die het verkoopt aan supermarkten, natuurwinkels, importeurs en groothandels in meer dan 40 landen. Al met al dus een gigantische logistieke operatie.

Alles valt of staat bij de traceerbaarheid van producten en ingrediënten

Naast die complexe logistiek heeft het bedrijf nóg een belangrijke uitdaging, namelijk het voldoen aan internationale voedselveiligheidseisen. En daarbij geldt in het algemeen vooral: kunnen áántonen dat ze aan die eisen voldoen. Michael Garcia Heermann, Algemeen Directeur van Yogi Tea: “We moeten voldoen aan strenge kwaliteitseisen van de FDA en andere autoriteiten. Daarvoor is traceerbaarheid van al onze producten en ruwe materialen cruciaal.”

Met de oplossing van Exact hebben we altijd het juiste inzicht in de wereldwijde bedrijfssituatie.

In het licht van risicomanagement is ook responssnelheid enorm belangrijk, ligt Heermann toe: “Stel je voor dat iemand een salmonella-vergiftiging oploopt na het drinken van jouw thee. In de VS kan de FDA binnen een paar uur reageren en zelfs een complete terughaalactie afkondigen. In dat geval moeten wij in staat zijn om nog op dezelfde dag vast te stellen wat er met een bepaalde batch is gebeurd. Wanneer is het geproduceerd, waar werd het geleverd – dat soort zaken.”

Op zoek naar wereldwijde dekking

Om aan die eisen te kunnen voldoen, is software onontbeerlijk. Yogi Tea ging op zoek naar een wereldwijd inzetbaar IT-systeem dat in staat was om deze complexiteit het hoofd te bieden. Ze kwamen uit bij Exact vanwege de mogelijkheid om alle belangrijke processen te integreren binnen één systeem, en vanwege de opties voor het effectief afstemmen en segmenteren van alle wereldwijde data. Doordat Exact deze oplossing heeft gestandaardiseerd, kon hij snel worden uitgerold op alle locaties, waardoor de lagere implementatiekosten lager uitvielen dan begroot.

Michael Garcia Heermann, Algemeen Directeur van Yogi Tea GmbH: “Een van onze belangrijkste doelen was om het bedrijf leaner te maken en om een omgeving te creëren waarbinnen we konden vertrouwen op een centrale bron van gegevens die de daadwerkelijke bedrijfssituatie weergeeft. Dankzij de oplossing van Exact is dit vandaag de dag nog steeds onze bedrijfsstandaard voor datamanagement.”

Valk Welding werd in 1961 opgericht als handelsonderneming in lasapparatuur. Al in de jaren zestig onderzocht het de mogelijkheden van het automatisering en in 1978 introduceerde het Duitse lasrobots in Nederland en België. Zoon van de oprichter, en huidig grootaandeelhouder, Remco Valk: “We richten ons op Panasonic robot systemen. Hun geavanceerde robot is ons basisproduct, die wij tweaken en finetunen die al naar gelang de klantvraag. Daar zijn wij goed in.”

Tegenwoordig is het bedrijf een van de grootste leveranciers in Europa op het gebied van industriële lasrobots en lasmaterialen. Zo levert Valk Welding maandelijks ruim 500 ton massief lasdraad aan klanten die voornamelijk actief zijn in de transportsector en metaalverwerkende industrie. Denk aan bedrijven als DAF, Zuidberg Techniek en Voortman Steel Machinery.

The strong connection

Valk Welding laat zich voorstaan op zijn strong connection. Die sterke verbinding staat niet alleen voor het verbinden van materialen, maar ook voor de verbinding tussen medewerkers, teams, klanten én leveranciers. Daarnaast onderhoudt Valk Welding een sterke relatie met het onderwijs. Zij ondersteunen landelijke en regionale onderwijsinstellingen met financiële middelen en met tweedehands robots. Zo kunnen studenten al vroeg met robots in aanraking komen. Door het onderwijs te stimuleren, creëert Valk Welding op zijn beurt weer een goede instroom van nieuwe medewerkers.

Het optimaal combineren van onze verschillende processen is complex. Daarom gebruiken we Exact.

Adriaan Broere was ooit zo’n nieuwe medewerker. Nadat hij zijn HBO studie Computer Integrated Manufacturing afrondde, startte hij in 1996 als Software Engineer bij Valk Welding. Later werd hij Technisch Directeur en sinds begin 2015 is Broere Algemeen Directeur. “Wij houden ons bezig met handel en logistiek, dit is 40% van onze omzet”, vertelt Broere. “Daarnaast draaien we productieprojecten voor het bouwen en opleveren van de machines. En tot slot bieden we de nazorg en het service management dat daarbij hoort. Het optimaal combineren van onze verschillende processen is complex en om daarmee om te gaan zetten we de oplossingen van Exact in.”

Een duurzame relatie waarop je kunt vertrouwen

Broere: “Wat wij met Exact vooral goed benutten is de openheid van de Exact database. Zo kunnen we andere systemen heel goed met Exact integreren. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan met onze projectplanning, omdat die heel specifiek is. Verder vind ik het prettig dat we alles in één administratie hebben met Exact. Alle landen, alle vestigingen en alle activiteiten zijn op die manier geïntegreerd binnen Exact. Daardoor hebben we onze artikelen en voorraadbeheer perfect op orde.”

Broere ziet Exact als een partij die ook in de toekomst goede ondersteuning kan bieden. “Het is prettig dat je continu meegaat met de ontwikkelingen van zo’n standaardpakket. Dat Exact steeds meer focus legt op productie is voor ons natuurlijk ook gunstig. Exact is een hele stabiele partner. Je gaat een partnership aan voor de lange termijn. Dat vertrouwen hebben wij in Exact.”

Verder ontwikkelen met Axians

Valk Welding werkt samen met Exact implementatiepartner Axians. Broere: “Axians stelt zich heel open op. We leren veel van elkaar. We hebben een hele goede accountmanager die regelmatig komt bijpraten over de ontwikkelingen en om te zien waar we elkaar kunnen verstevigen en aanvullen.”

Meer werk, betere kwaliteit

Jan Bobbink is sinds 2012 directeur bij Qlip. Afgelopen jaren heeft hij de internationale zuivelsector flink zien groeien en dynamischer zien worden. Als gevolg daarvan kreeg Qlip te maken met een groeiende vraag . De toename van de activiteiten mocht uiteraard niet ten koste gaan van de nauwkeurigheid waarmee ze worden uitgevoerd. De Q in Qlip staat immers voor Quality. Om ondanks de hogere werkdruk geen concessies te hoeven doen aan de kwaliteit van het werk, moest Qlip slimmer te werk gaan.

Bobbink besefte dat er veel winst te behalen op het gebied van planning en informatieverwerking. Een aanzienlijk deel van de binnenkomende gegevens werd handmatig ingevoerd, wat veel tijd kostte. Deze gedachtegang leidde tot een zoektocht naar goede software.

Effectieve uitwisseling van resultaatbestanden

Qlip kwam uit bij Exact, met name omwille van de mogelijkheden op de gebieden van workflowmanagement, CRM en documentmanagement. Dankzij Exact kan Qlip effectief bestanden uitwisselen met zuivelondernemingen. Jan Bobbink: “Hierdoor besparen we enorm veel tijd, beschikken de betrokken partijen over betrouwbare en up-to-date informatie.”

Een belangrijk onderdeel van het werk van Qlip bestaat uit locatie bezoeken van controleurs aan zuivelondernemingen. De beoordelaar werkt tegenwoordig natuurlijk met een tablet op de boerderij. Via Exact wordt de dagplanning beschikbaar gemaakt voor de beoordelaar met daarbij de uit te voeren beoordelingen. De resultaten van de beoordeling worden direct ingevoerd en verwerkt in Exact. Op basis van de resultaten worden automatisch vervolgacties gegenereerd. Indien nodig wordt bijvoorbeeld automatisch een herbeoordeling ingepland.

“Ons klantenportaal geeft klanten 24/7 inzicht in hun resultaten.”

Net als online winkelen

Een groot deel van de informatie uitwisseling tussen Qlip en zijn klanten verloopt via het interactieve klantenportaal, dat ook op Exact draait. Hier kunnen klanten bijvoorbeeld monsters aanmelden voor laboratoriumonderzoek en specifieke analyses aanvragen. De klant logt in en geeft aan dat hij een bepaald monster wil laten analyseren op verschillende parameters. De klant plakt vervolgens een barcode-label op het monster.

Bobbink: “Zo maken ze zelf een bestelformulier aan. Eigenlijk net zoals je thuis gewend bent met online winkelen, maar dan voor de gewenste analyses. Wij ontvangen het monster de volgende dag in het laboratorium. De barcode wordt gescand en vervolgens weten onze medewerkers welke analyses uitgevoerd moeten worden. De klant kan online de status van het monster en de aangevraagde analyses volgen. De resultaten worden ook via dit portaal gerapporteerd naar de klant. De klant heeft dus 24/7 inzicht in zijn resultaten.”

Als de analyses en rapportages zijn afgerond gaat er automatisch een facturatieregel naar het financiële pakket van Exact, dat Qlip ook heeft gekoppeld heeft, zodat de factuur direct verstuurd kan worden. Daarnaast gebruikt Qlip ook nog de projectmodule van Exact, voor research & development en de verkrijging van subsidie of fiscale faciliteiten.

Koploper, samen met Exact

De opkomst van automatisering en robotisering brachten verandering in de Nederlandse Zuivelsector. Het invoeren van analyseresultaten en de verwerking en terugkoppeling naar klanten gebeurt allemaal automatisch.

Qlip verandert met de zuivelsector mee. De opening van het nieuwe zuivellaboratorium in januari 2017 biedt een hoop kansen. Bobbink: “Als zuivelland zijn we al koploper, maar toch is nog een wereld te winnen. De software van Exact zal een kwaliteitswaarborgingsbedrijf zoals Qlip alleen maar meer helpen deze koppositie te behouden.”