Klantervaringen over Exact voor Finance

Alles in één oogopslag met Exact Online Boekhouden Premium

2024-10-31T13:33:27+01:00

TRIGO Group: "With Exact we speak the same language all around the world"

2024-04-04T14:54:35+02:00

D-ploy levert IT-diensten op het gebied van projectmanagement, servicemanagement, consulting, servicedesk en support. Het bedrijf heeft 300 medewerkers in dienst en is operationeel in Zwitserland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Oostenrijk en Nederland. D-ploy heeft veel ervaring in sterk gereguleerde branches zoals de farmacie, chemie en de financiële sector, en heeft grote multinationals als klant. Het bedrijf was zo snel gegroeid dat het grote behoefte had aan een centrale bedrijfsvoering.

Bob de Boers is oprichter en algemeen directeur van D-ploy. Hij is verantwoordelijk voor de strategische richting van het bedrijf. De Boers vertelt over de snelle groei van D-ploy en de uitdagingen die dat met zich meebracht: “Doordat we jarenlang zeer snel groeiden, waren we compleet lokaal georganiseerd. In verschillende landen hadden we verschillende systemen voor de administratie en andere processen. Door de expansie hadden we een sterke behoefte aan uniforme processen. Om ze professioneler te maken en om er bovendien voor te zorgen dat we dezelfde mate van flexibiliteit richting onze klanten konden blijven bieden. We gingen daarom op zoek naar een nieuw ERP-systeem om het bedrijf beter mee te ondersteunen.”

D-ploy voerde een grondige evaluatie uit van verschillende leveranciers, waarbij de keuze uiteindelijk op Exact viel. De Boers: “Exact was de enige partij die ons het gevoel gaf dat we als echte partners zouden samenwerken. Daarnaast bood Exact ook alle functionaliteiten die wij nodig hadden. We besloten voor Exact te gaan en daarna ging het hard. Binnen zes maanden was het systeem geïmplementeerd.”

Dezelfde informatie – altijd en overal

De medewerkers van D-ploy reizen veel, dus is het belangrijk voor ze om alle informatie altijd en overal beschikbaar te hebben. De Boers: “Exact helpt ons daarbij. Als ik nu bijvoorbeeld een afspraak met een klant heb over de projectstatus, dan heb ik alle nodige informatie in Exact beschikbaar op mijn laptop of mobiel. Met Exact hebben we één centraal systeem met één bron van informatie, waar je vanaf verschillende apparaten bij kunt. Hierdoor delen alle mensen in alle verschillende landen dezelfde informatie.”

Op De Boers eigen werk heeft Exact ook een behoorlijke impact gehad. Hij heeft veel meer inzicht en overzicht, zodat hij beter onderbouwd strategische keuzes kan maken. “Het grootste voordeel van Exact is dat ik de budgetten direct kan vergelijken met de werkelijke uitgaves”, legt hij uit. “Wanneer een klant belt, kan ik met één druk op de knop direct zeggen wat de status is. En als ik een project open, heb ik alle informatie meteen bij de hand. Ik weet precies wie eraan werkt, welk tarief we vragen, wat de voorstellen zijn, en de inkooporders.”

“In Exact kan ik budgetten direct vergelijken met de werkelijke uitgaves.”

Meer tijd om op de klant te focussen

De structuur die met Exact in de organisatie is aangebracht brengt op allerlei vlakken voordelen. Zo is de cashflow er bijvoorbeeld flink op vooruit gegaan. In plaats van een maand, duurt het D-ploy nu nog gemiddeld 3 dagen om alle facturen te verzenden. De Boers: “Met Exact kunnen we het gehele proces van a tot z ondersteunen: van inkomende facturen, workflows voor goedkeuring, het boeken van kosten op projecten, tot het factureren van de klant. Dat is niet alleen makkelijk, maar bespaart ook tijd en geld. Voorheen hadden we 2 fte die continu bezig waren met het verwerken van onkostenvergoedingen. Dankzij Exact is dat teruggebracht naar minder dan een halve fte.”

“Daarnaast is een belangrijk verschil dat we nu een goed overzicht hebben van de inzetbaarheid van onze mensen. We weten precies wie wat doet, en wie nog capaciteit over heeft, zodat we onze resources optimaal kunnen inzetten. Dit alles helpt ons onze dienstverlening naar onze klanten te verbeteren, want ik hoef me niet meer druk te maken over onze interne processen. De tijd die daardoor vrijkomt, kan ik nu gebruiken om meer te focussen op het belangrijkste van onze business: de behoeftes van onze klanten.”

Samen vooruit

Voor De Boers is een voordeel van Exact ook dat het een zeer open systeem is. “Deze openheid zorgt ervoor dat ik op elk moment veranderingen kan doorvoeren, op de manier die ik wil. Ik ben niet gebonden aan standaard processen, maar kan het systeem op mijn toekomstige behoeftes afstemmen. Net zoals ik dat zelf doe met de service aan mijn klanten. Hoe ik de toekomst verder zie? Zakendoen is als het lopen van een marathon, iets wat ik zelf graag doe. Je moet het plannen, je moet ervoor trainen en je moet je erop instellen dat je nooit ‘klaar’ bent.”

Datzelfde geldt volgens De Boers voor bedrijfsontwikkeling. “Dat is ook een continu proces. Voor onze toekomst op het gebied van software weet ik dat ik geen andere middelen dan Exact meer wil gebruiken. Alle informatie moet in Exact staan en uit Exact komen. Met Exact zijn we in staat geweest om een professionele en stabiele organisatie neer te zetten. Ik denk op basis van mijn ervaring dat D-ploy ook in de toekomst door zal groeien, en Exact is zeker in staat om met ons mee te groeien.”

Van fiscaal jurist naar succesvolle pindakaas producent

2023-01-13T11:16:51+01:00

Feyenoord: De kracht van real-time rapporteren

2023-01-13T11:13:00+01:00

GGD Flevoland: "Exact is het anker van onze organisatie. Alles hangt daaromheen."

2022-05-12T10:25:02+02:00

Koninklijke Burgers’ Zoo: “Data helpt ons de juiste keuzes te maken”

2021-10-11T10:25:02+02:00

Hoe de cashflow van NCIM verbeterde door e-facturatie via Peppol

2021-02-15T09:10:15+01:00

PSV: "Exact is kampioen van de automatisering"

2019-06-03T16:35:40+02:00

Exact helpt ons te voldoen aan de strenge kwaliteitseisen van de FDA en andere autoriteiten.

Yogi Tea verkoopt thee aan ruim 60 verschillende partijen in meer dan 40 landen. Het produceert alleen in Europa al meer dan 300 miljoen zakjes. En van elk van die zakjes, kan het precies achterhalen wanneer het waar is gemaakt.

Yogi Tea werd in 1984 opgericht door Yogi Bhajan en is ‘s werelds grootste producent van kruidenthee. De producten van het bedrijf zijn gebaseerd op de Indiase natuurgeneeskunde Ayurveda en kennis van een gezonde manier van leven. Dit is een belangrijke factor in het wereldwijde succes van Yogi Tea.

De thee wordt geproduceerd op basis van gecontroleerde organische landbouw in Europa en de VS. Het verwerkt meer dan 80 biologisch geteelde kruiden en specerijen tot 44 verschillende soorten thee die het verkoopt aan supermarkten, natuurwinkels, importeurs en groothandels in meer dan 40 landen. Al met al dus een gigantische logistieke operatie.

Alles valt of staat bij de traceerbaarheid van producten en ingrediënten

Naast die complexe logistiek heeft het bedrijf nóg een belangrijke uitdaging, namelijk het voldoen aan internationale voedselveiligheidseisen. En daarbij geldt in het algemeen vooral: kunnen áántonen dat ze aan die eisen voldoen. Michael Garcia Heermann, Algemeen Directeur van Yogi Tea: “We moeten voldoen aan strenge kwaliteitseisen van de FDA en andere autoriteiten. Daarvoor is traceerbaarheid van al onze producten en ruwe materialen cruciaal.”

Met de oplossing van Exact hebben we altijd het juiste inzicht in de wereldwijde bedrijfssituatie.

In het licht van risicomanagement is ook responssnelheid enorm belangrijk, ligt Heermann toe: “Stel je voor dat iemand een salmonella-vergiftiging oploopt na het drinken van jouw thee. In de VS kan de FDA binnen een paar uur reageren en zelfs een complete terughaalactie afkondigen. In dat geval moeten wij in staat zijn om nog op dezelfde dag vast te stellen wat er met een bepaalde batch is gebeurd. Wanneer is het geproduceerd, waar werd het geleverd – dat soort zaken.”

Op zoek naar wereldwijde dekking

Om aan die eisen te kunnen voldoen, is software onontbeerlijk. Yogi Tea ging op zoek naar een wereldwijd inzetbaar IT-systeem dat in staat was om deze complexiteit het hoofd te bieden. Ze kwamen uit bij Exact vanwege de mogelijkheid om alle belangrijke processen te integreren binnen één systeem, en vanwege de opties voor het effectief afstemmen en segmenteren van alle wereldwijde data. Doordat Exact deze oplossing heeft gestandaardiseerd, kon hij snel worden uitgerold op alle locaties, waardoor de lagere implementatiekosten lager uitvielen dan begroot.

Michael Garcia Heermann, Algemeen Directeur van Yogi Tea GmbH: “Een van onze belangrijkste doelen was om het bedrijf leaner te maken en om een omgeving te creëren waarbinnen we konden vertrouwen op een centrale bron van gegevens die de daadwerkelijke bedrijfssituatie weergeeft. Dankzij de oplossing van Exact is dit vandaag de dag nog steeds onze bedrijfsstandaard voor datamanagement.”

Van Gogh Museum: "De jaarrekening maken is een wereld van verschil"

2019-06-03T16:35:40+02:00

Exact helpt ons te voldoen aan de strenge kwaliteitseisen van de FDA en andere autoriteiten.

Alles valt of staat bij de traceerbaarheid van producten en ingrediënten

Met de oplossing van Exact hebben we altijd het juiste inzicht in de wereldwijde bedrijfssituatie.

Op zoek naar wereldwijde dekking

Hoe procesoptimalisatie een rollercoaster werd bij Bobbejaanland

2019-05-13T14:31:05+02:00

Exact heeft ons vooral veel gebracht op logistiek vlak

“Toen ik 4 jaar geleden bij Bobbejaanland begon als CFO, trof ik nog echt een familiebedrijf aan, met alle gekende problemen; geen processen, geen procedures en dus niet voldoende controle of correcte rapportages. Dan kun je twee dingen doen: hard wegrennen en je ogen sluiten of de zaken vastpakken en er een klap op geven. Ik heb met veel plezier gekozen voor de laatste optie”

Hoe procesoptimalisatie een rollercoaster werd bij Bobbejaanland

Het fundament voor Bobbejaanland werd eind jaren ’50 van de vorige eeuw gelegd door zanger-gitarist Bobbejaan Schoepen. Hij streek neer in Lichtaart in België, als vaste stek voor zijn muzikale carrière. Met de verkoop van het park in 2004 aan de Spaanse pretparkengroep Parques Reunidos, verdween het laatste familiebedrijf van de sector uit België. In 2011 trad CEO Roland Kleve aan. Vanaf 2013 werd hij bijgestaan door CFO Yves Peeters, die in 2016 het CEO-stokje overnam.

“Toen ik aankwam waren er bijna geen processen en procedures, veel van de (financiële) handelingen werden expost uitgevoerd”, aldus Yves. “Een probleem ontstond pas wanneer je er tegenaan liep. Dan werd er iets besteld en stond er bij wijze van spreken de volgende dag een nieuwe attractie in het park, maar niemand die wist waar die vandaan kwam. Ook was het gebied van correcte software systemen compleet onontgonnen. Iedereen werkte ´een beetje’ met IT. We hadden voor een kleine onderneming veel te veel, te dure, niet geoptimaliseerde, en niet op elkaar afgestemde systemen. Verder waren deze systemen ook niet afgestemd op de behoefte van de gebruiker. Bijgevolg was één van mijn eerste aanwervingen een IT-manager.”

Grote projecten kunnen we alleen in de winterperiode doen, omdat in de zomer de focus meer dan terecht ligt op de duizenden bezoekers die we dagelijks in het park verwelkomen.

Implementeren onder tijdsdruk

Onze toenmalige financiële systemen vielen onder de verantwoordelijkheid van het hoofdkantoor in Madrid en werden gehost in Spanje. Deze systemen waren niet afgestemd op de specifieke Belgische boekhoudregels. Ik wilde een veel breder geïntegreerd systeem, met bijvoorbeeld een inventory management pakket erin vervat. In de bedrijven waar ik voorheen werkte, werden keuzes van software en systemen altijd top-down opgenomen. Bij Bobbejaanland was er weinig sturing vanuit het hoofdkantoor. Dat is enerzijds jammer, omdat er heel wat optimalisaties die wij gedaan hebben als voorbeeld zouden kunnen gelden naar andere parken toe. Anderzijds gaf het ons de vrijheid om zelf aan de slag te gaan.

Bij de start van het project zijn we begonnen met het opstellen van de gedetailleerde business requirements, die we vervolgens hebben getoetst bij meerdere aanbieders. Zo zijn we uiteindelijk bij Exact uitgekomen. De opzet die wij voor ogen hadden en de pittige dagelijkse (financiële) rapportage eisen waar we aan moeten voldoen, kon Exact leveren.

Vertrekkende van de requirements hebben we naar een blueprint toegewerkt. Dat deden we met een projectteam van Exact en een team samengesteld aan onze zijde. Vrij snel daarna zijn we effectief gaan implementeren. Dat moest ook wel, want er zat een behoorlijke tijdsdruk op de oefening. Grote projecten kunnen we alleen in de winterperiode doen, omdat in de zomer de focus meer dan terecht ligt op de duizenden bezoekers die we dagelijks in het park verwelkomen. Dat maakt de winter qua workload vergelijkbaar met de zomer, maar natuurlijk met een compleet andere insteek. Je zit altijd met een tijdsdruk en moet snel progressie boeken. De implementatie van het Exact ERP systeem binnen de gelimiteerde tijdspanne voltooien was dan ook een behoorlijk grote uitdaging.

Op een gemiddelde zomerdag zijn er in het park meer dan 15 verschillende verkooppunten open. Dankzij Exact weten we precies hoe ze dagelijks presteren.

Efficiency in financiële en logistieke processen

We gebruiken Exact momenteel voor de financiële administratie en logistiek. Wat we voorheen deden gebeurde hoofdzakelijk in Excel en we mistten daardoor flexibiliteit en een groot deel van de benodigde informatie. Op een gemiddelde zomerdag kunnen er in het park meer dan 15 verschillende verkooppunten open zijn. We kunnen nu iedere dag van een bepaald verkooppunt, tot op EBITDA niveau, cijfers genereren. Dat was vroeger absoluut niet mogelijk.

Doordat we ook met onze budgetten in Exact werken, kunnen we bijvoorbeeld snel een vergelijking maken tussen actuele kosten en budget . De variantie analyse/rapportering aan het einde van de maand is hierdoor ook veel gemakkelijker geworden. Bovendien bouwen we correcte historische data op, waarmee we vervolgens beter kunnen forecasten en de kwaliteit van ons budgetteringsproces stelselmatig laten groeien.

Exact is een heel gebruiksvriendelijk systeem, zowel qua implementatie als voor de eindgebruiker. Het ERP systeem biedt veel mogelijkheden, en waar we vooral grote vooruitgang hebben kunnen boeken is op het logistieke vlak. Daar komt voor een pretpark heel wat bij kijken. De correcte bevoorrading van de verkooppunten vormen een echte logistieke uitdaging. Zeker wanneer het voeding betreft moet je voldoen aan verschillende strikte regels en normen. Daar hebben we mooie stappen gezet met de invoering van scanning en track&trace van elk mogelijk product binnen het park.

Fysieke inventaris tellingen gaan zowel sneller als correcter. De waarde van de voorraad wordt juister weergegeven. En daarmee kunnen we dan de verkoop verder optimaliseren. We kunnen sneller analyseren wat het best selling item in ons aanbod is, en waar we de meeste marge op welk product genereren. Dan wordt het natuurlijk interessant om het verkoopproces doelgericht verder te optimaliseren.

Proces optimalisatie in de toekomst

Er is nog steeds een “way to go” naar de toekomst toe. Ik zou heel graag, bij wijze van spreken, met één druk op de knop alle benodigde rapporteringen willen genereren. Maar dat is nog iets voor de toekomst. De focus ligt voor mij persoonlijk nu vooral in het park. Mijn grote uitdaging ligt daar, dus het is belangrijk om daar meer dan mijn volle aandacht aan te schenken. Om dat te kunnen is het belangrijk dat ik de basisinformatie goed op orde heb. Dat de gegevens die ik krijg juist zijn, en dat is significant beter dan dat ik het vier jaar geleden aantrof.